Első lépések

A regisztrációt követően Projektmappád üres. Neked kell kialakítani és megtölteni tartalommal. Az első belépés után a következő képernyő fogad és egyben arra biztat, hogy hozd létre első projektedet: Legelső projekted felvételéhez kattints a középen megjelenő „Hozd létre az első Projektedet” linkre. Ezután a következő képernyő fogad: Az új projekt hozzáadása során csak a projekt nevét kötelező megadni, de hasznos a többi mező kitöltése is, mert úgy majd könnyebben fel tudjátok venni egymással a kapcsolatot. Az adatok megadása után kattints az „Új Projekt hozzáadása” gombra és máris kész az első projekted.

Felvett projektjeid listáját a zöld sávban található „Projektek és Felhasználók” fülön láthatod. Ugyanitt tudsz rögzíteni további projekteket is az „Új Projekt létrehozása” gomb megnyomásával. Az egyes projektek között egyszerűen válthatsz a bal felső sarokban lévő „Projekt váltás” gombbal.

A projekt létrehozása után érdemes meghívni azokat a felhasználókat, akikkel együtt szeretnél dolgozni. Ehhez szükség lesz a felhasználók nevére és e-mail címére. Első lépésben kattints a zöld sávban lévő „Projektek és Felhasználók” fülre: Majd a megjelenő képernyőn, annál a projektnél, amelyikhez szeretnéd az új felhasználót meghívni, válaszd az „Új Felhasználó hozzáadása” linket: A Keresztnév, Családnév és E-mail cím mezők megadása kötelező. A Személyes üzenet mezőben írhatsz a meghívandó projekttagnak, hogy miről is van szó, milyen projekt is ez. Ha beírtad az adatokat, kattints a „Felhasználó meghívása” gombra és mi máris értesítjük őt e-mail-ben a belépéshez szükséges adatok elküldésével.

Ezt a lépést addig ismételd, amennyi felhasználót meg akarsz hívni a projektbe. A felhasználó meghívása után, az adott felhasználó a projektek aktív tagja, minden neki címzett üzenetet megkap és lehet számára feladatot is kiosztani.

A felhasználók felvétele után így fog kinézni a „Projektek és Felhasználók” oldalad:

A projekt létrehozása és a felhasználók meghívása után, azt ajánljuk, hogy írj egy köszöntő üzenetet. Ehhez kattints a „Projektek és Felhasználók” oldalon az „Irány a Projekt Áttekintő oldalra” linkre.
Első üzeneted létrehozásakor ez a képernyő fogad: Kattints az „Új üzenet” linkre, ekkor megjelenik az „Egy új üzenet beküldése” oldal. Minden üzenetnek van egy Tárgya, egy Kategóriája és van maga az Üzenet szövege, ezek megadása minden esetben kötelező. Egy üzenethez tetszőleges számú, egyenként maximum 100 Mbyte méretű fájlokat csatolhatsz. A lenti zöld mezőben válaszd ki, hogy melyik felhasználó esetén szeretnéd, hogy ő értesítést kapjon az üzenetről. Majd kattints az „Üzenet beküldése” gombra.

További üzeneteket a zöld sávban található „Üzenetek” fülre lépve, majd ott a jobb felső sarokban található „Új üzenet” gomb megnyomásával tudsz küldeni.

Feladat felvételéhez kattints a zöld sávban található „Feladatok” fülre, ahol az első feladat beküldésekor ezt a képernyőt látod: Kattints az „Új Feladat hozzáadása” gombra és megjelenik az „Új Feladat létrehozása ebben a Projektben” oldal: A feladathoz leírást, felelőst és határidőt is rendelhetsz. A feladatért felelős személyt a „Ki a felelőse ennek a Feladatnak” legördülő menüből választhatod ki. Feladathoz határidőt az „Esedékesség” alatt található naptárból jelölhetsz meg.

Az első feladat beküldését követően további feladatokat a „Feladatok” fül „Új Feladat hozzáadása” gombjával tudsz felvenni. Az egyes feladatok alá tennivalókat is rögzíthetsz, úgy, hogy az adott feladat alatt található „Új tennivaló hozzáadása” gombra kattintasz. A tennivalókhoz a „Ki a felelőse ennek a Tennivalónak” legördülő menüből választhatsz felelőst.

Az egyes projektekben lévő kommunikációs felületek elérhetősége szigorúan bizalmas és csak azok férhetnek hozzá, akik az adott projektben felhasználók. Ezek a felhasználók az adott projekten belül minden információt látnak, viszont más projektbe nem nyernek betekintést. Úgy célszerű tehát csoportosítanod a projekttagokat, hogy egy projektbe azok kerüljenek, akikkel közel azonos információt szeretnél megosztani. Az Előfizetés tulajdonos és az Admin felhasználó minden projektet lát.

3 típusú felhasználó van: Előfizetés tulajdonos, Admin felhasználó és Felhasználó.

Az Előfizetés tulajdonos az a személy, aki regisztrált egy Projektmappa előfizetést. Ő a felelős a helyes cégadatokért, amiket időről időre frissíthet, illetve ő az, aki felveheti az első Admin felhasználót, illetve egyéb projekteket és felhasználókat. Csak az Előfizetés tulajdonos tudja módosítani a szerződött Előfizetői csomagokat. Az Előfizetés tulajdonos adatait csak saját maga tudja módosítani és mindenre joga van, mint az Admin és Felhasználó jogosultaknak. Egy előfizetésen belül egy Előfizetés tulajdonos lehet, de egy személy több előfizetés tulajdonosa is lehet.

Az Admin felhasználó az a felhasználó, akinek az Előfizetés tulajdonos jogot adott a következő funkciók kezelésére (új felvétel, módosítás, törlés): üzenetek kezelése, feladatok kezelése, projektek és felhasználók kezelése. Vehet fel újabb Admin felhasználót, viszont nem tud számlázási adatokat módosítani. Mindenre joga van, mint a Felhasználó jogosultaknak. Admin felhasználóból lehet több, de minden esetben benne kell lenniük az admin projektben.

A Felhasználó üzeneteket tud írni, fájlokat tud feltölteni és feladatokat tud felvenni. Feladatokat viszont kizárólag saját magának rögzíthet, más felhasználónak feladatot nem tud kiosztani, továbbá kizárólag a saját projektjében lévő információkat látja.

Az Admin projekt az a projekt, amely az előfizetés létrehozásával automatikusan létrejön. Az Admin projekt neve az előfizetés neve. A „Projektek és Felhasználók” oldalon ez a legalsó.

Az Előfizetés tulajdonos vagy Admin felhasználó tud kinevezni Admin felhasználókat. Admin felhasználónak az előfizetésbe már bevont felhasználót lehet kinevezni. Ehhez a "Projektek és Felhasználók" oldalon ki kell választanod azt a felhasználót, akit adminisztrátori jogokkal kívánsz felruházni. A „Szerkesztés” gombra kattintva a "Projekt váltás" rész alatt a felhasználót fel kell venned az admin projektbe, majd jobb oldalt a "Módosítás" gombra kattintani. Ez azért szükséges, mert csak olyan felhasználó lehet adminisztrátor, aki benne van az admin projektben.

Az oldal újratöltődése utána legalul megjelenik egy "Engedélyt adni ennek a felhasználónak" gomb. Erre kattintva az adott felhasználó adminisztrátori jogokat kap.

Az üzenetek témáját úgy érdemes megválasztanod, hogy az átfogó legyen (például egy feladat kidolgozásával legyen kapcsolatos), hogy a későbbiekben erre az üzenetre válaszolva tudjátok végigvezetni a beszélgetést és ne több üzenetből kelljen összeszedni az információkat.

Egy projekten belül az üzenetváltásokban az adott projekt felhasználói és az admin projekt tagjai vehetnek részt. Az üzenet megírása után közülük választhatsz, hogy kiket szeretnél meghívni az adott beszélgetéshez. Ők e-mail és RSS értesítést kapnak arról, hogy üzenetük érkezett és a továbbiaknak is kapnak minden válasz üzenetről. Amennyiben később úgy döntesz, hogy mást is be szeretnél vonni a beszélgetésbe, ezt a jobb oldali oszlop „Értesítés válaszról” rész alatt található „Meghívni másokat” gomb segítségével teheted meg.

Fájlok feltöltéséhez nem kell mást tenned, mint az üzenethez megírt szöveg alatt rákattintani a „Fájlok csatolása” gombra, majd a „Fájl kiválasztása” gomb megnyomása után a felugró ablakban kiválasztani a kívánt fájlt feltöltésre. Egy üzenethez több fájlt is csatolhatsz, ha pedig meggondoltad magad, elküldés előtt a „Remove” gombbal tudod törölni a nem kívánt fájlt a listából. Egy-egy feltöltésre váró fájl maximális mérete 100MB lehet. Az összesen feltölthető fájlok mennyisége azonos az előfizetésben meghatározott tárhely maximumával.

Üzenetíráskor hozzá kell rendelned az üzenetet egy kategóriához a „Kategória” alatti legördülő menüből választva. Választhatsz az alapkategóriákból (Dokumentumok, Megbeszélések, Tervek, Teendők, Emlékeztetők, Egyéb), de vehetsz fel új kategóriát is az „Új kategória hozzáadása” gombbal. Kategóriáid listáját megtekintheted az „Üzenetek” fül jobb oszlopában, itt az egyes kategóriák nevére kattintva az adott kategóriához tartozó leveleid listázódnak ki. A „Kategóriák” melletti „Szerkesztés” gombbal kategóriáidat átnevezheted, törölheted, illetve új kategóriákat rögzíthetsz. Javasoljuk, hogy új projektek esetén, hozz létre újabb kategóriákat és lehetőség szerint adj pontos utasítást a Projektmappa felületen keresztül a felhasználók számára a kategóriák használatára. Ha jól használjátok a kategóriákat, akkor később sokkal gyorsabban tudtok kategóriák alapján visszakeresni információkat.

Feladataid strukturálást segíti a feladatok és tennivalók fogalmak megkülönböztetése. A feladat egy átfogó kategória, míg a tennivaló egy, a feladattal kapcsolatban felmerült részfeladatot jelent. Feladatokat és tennivalókat rögzíteni minden felhasználó tud, de a kizárólag úgy, hogy ennek a feladatnak / tennivalónak ő lesz a felelőse. Feladatot és tennivalót kiosztani más felhasználóknak az Előfizetés tulajdonos és az Admin felhasználó tud.

Minden olyan esetben, amikor valakire feladatot vagy teendőt osztasz ki, e-mail és RSS értesítést kap az illető.

Az egyes tennivalók elkészültét a tennivaló mellett található négyzet bepipálásával jelölheted. Ekkor a tennivaló szürkére vált és a feladat készenlétét jelző „Státusz” százalékos értéke növekszik. Amennyiben a tennivaló nem tekinthető elfogadottnak, mert például még további kidolgozásra szorul, a négyzetre kattintva a pipa eltávolításával a teendő újra aktív lesz, a feladat készenlétét jelző „Státusz” százalékos értéke pedig csökken.

A felvett feladatokat rendezheted azok esedékessége, a készenlétüket jelző státusz, vagy felvételi sorrendjük szerint. Mindezt a feladatok listája fölött, a „Sort by” résznél található „Esedékesség”, „Státusz” és „Egyedi sorrend” gombbal teheted meg. A „Feladatok” fül jobb oszlopában lévő „Csak az ő tennivalóit mutasd” legördülő menüből kiválasztva egyszerűen lekérdezheted, hogy kihez milyen feladatokat / tennivalókat rendeltél.

A projektjeidben történt változásokról egyszerűen és gyorsan kaphatsz képet a „Minden esemény” oldalon. A bal felső sarokban található linkre kattintva kilistázódik az összes változás, amely a projektjeidben keletkezett. A listát rendezheted projekt és idő szerint. Ez a képernyő fogad minden belépéskor. A jobb oldali oszlopban felsorolt projektjeid közül választva a változások listáját megtekintheted egy-egy projektre szűkítve is. Az áttekintésből megtudhatod, hogy munkatársaid milyen üzeneteket váltottak egymással, milyen dokumentumokat töltöttek fel és hogy rendeltek-e valakihez új feladatot vagy tennivalót, illetve készült-e el valaki feladattal vagy tennivalóval. A lista melletti jobb oszlopból az is kiderül, hogy munkatársaidnak mikor volt a legutolsó aktivitásuk az adott projektben.

A feladat mellett attól függően, hogy egy adott feladat résztennivalói közül hány van készen és még hány vár elvégzésre, látható egy státusz érték. A státusz értékéből megtudhatod, hogy az adott feladat hány százalékban van készen. A feladatokat sorba is rendezheted a státuszuk alapján, így láthatod, hogy mely feladatok készültek már el és még melyekhez nem nyúltak hozzá egyáltalán.

A határidő elérkeztét és túllépését külön figyelmeztető jelzés hozza tudtodra.

Egy projekt státusza aktív vagy archív lehet. A projektek alapértelmezett státusza aktív, ilyenkor tudsz benne dolgozni. Ha egy projekttel már nem akarsz többet dolgozni és nincs szükséged a vele folytatott anyagokra, akkor töröld és minden vele kapcsolatos anyag végleges törlésre kerül. Ha viszont szeretnéd, hogy később is visszakereshető legyen minden, vagy szükség esetén projekted tagjai is meg tudják nézni a korábbi anyagokat, akkor elég csak archiválnod a projektet. Az archivált projekt alatt bejegyzett felhasználók csak akkor tudnak újra belépni, ha Te újra aktív státuszba helyezed a projektet.

Egy projekt státuszának módosításához lépj a „Projektek és Felhasználók” fülre és kattints a projekt sorában található „Archiválás” gombra. Ekkor projekted archív státuszba kerül. Újra aktív státuszba a projekt sorában található „Visszaállítás” gombbal teheted a projektedet.

Projekt törléséhez kattints a projekt sorában található „Szerkesztés” gombra, majd a megjelenő „Projekt adatok módosítása” oldalon a jobb felső sarokban található „Projekt törlés” gombbal töröld a projektedet.

Választhatsz a beépített témák közül, vagy definiálhatsz saját színeket fiókod egyes elemeire. Lehetőséged van logó feltöltésére is, mely minden oldal alján fog megjelenni.

Lépj a zöld sávban található „Beállítások” fülre és ott kattints a „Színek és Témák” pontra. Hogy Projektmappád színvilágát saját elképzeléseidre szabhasd, a „Szín beállítás” nevű legördülő menüben 23 darab előre elkészített téma áll rendelkezésedre. Miután kiválasztottad a számodra leginkább tetszőt, kattints az oldal alján lévő „Változások mentése” gombra.

Ha a beépített témák nem felelnek meg igényeidnek, a „Színek és Témák” oldalon egyedileg is kialakíthatod az arculatot. Ahogy a feliratok is mutatják, mindent külön-külön be lehet állítani. A beállításra két lehetőség van. Az egyik, hogy a beállítandó elem melletti mezőbe lépsz, majd a jobb oldalon található színskálából kiválasztod a számodra megfelelőt. Ha nem akarsz színeket keresgélni, és tudod, hogy az adott elemhez melyik a megfelelő színkód, akkor az átírható. A végén ne felejtsd elmenteni a „Változások mentése” gombbal, mert csak akkor lép érvénybe a változtatásod.

Lépj a „Beállítások” fülre és ott kattints az „Aldomain, Oldalnév, Céges Logó kezelés” pontra. A megjelenő oldalon megváltoztathatod előfizetésed címét, fiókod nevét, amely megjelenik minden oldal tetején és a „Logó feltöltés” résznél feltöltheted céges logódat is, amely szintén minden oldal tetején lesz látható majd. Kattints a „Tallózás” gombra és válaszd ki a feltöltendő fájlt, majd mentsd el a módosításokat a „Változtatások mentése” gombbal.